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身分証明証カードを作成する際に必要なデータについて

身分証明証カードを作成する際に必要なデータについて

2016/07/07

身分証明証カードや学生証カード、社員証カードの作成をご希望のお客様には、カードのデザインをはじめ、事前にいくつかご用意いただくものがあります。今回はその中でも質問の多い「個人情報データ」について、詳しくご説明いたします。

身分証明証を作成するときにご用意いただくもの

身分証明証カードを作成する際、事前にご用意いただくものがございます。
それは、
・デザインデータ
・画像データ
・個人情報データ
の3つです。

まずは、「デザインデータ」です。カードをどのようにデザインするのか、どのようなレイアウト・配色で作成したいのかをイラストレーターで作成していただいたデータです。スクリーンショットとして、PDF・JPEGなどの画像データと一緒に入稿していただきます。

次に、「画像データ」です。お一人様1ファイル、RGB形式のJPEG画像にてご提供いただいています。各ファイル名は、以下で説明します「個人情報データ」(エクセルファイル)内の情報と同じにしていただき、英数字でファイル名をつけていただくようお願いいたします。

続いて、「個人情報データ」についてです。個人情報データは、身分証明証カードを作成するにあたり、非常に重要な情報となるため、詳しくご説明いたします。

個人情報データで必要なもの

身分証明証カードの作成に必要なのは、各従業員のパーソナルデータです。ID番号や氏名、ローマ字表記、部署、発行日、有効期限などの情報ですが、ここで確認していただきたいのが、顔写真画像データの指定についてです。氏名や部署などの情報は、すぐにご用意いただけることが多いのですが、「顔写真データ」の提出は、あまり経験のあることではないので、戸惑われるようです。

身分証明証カードでは、顔写真を画像データでいただくことが多いですが、誰がどの画像データと一致するのか、使用する画像ファイル名をご指定いただく必要があります。この際、カード発行ソフトが自動で画像ファイルを読みにいくため、印刷ミスなどを防ぐためにも、社員の氏名(漢字)とIDをそのまま顔写真画像ファイル名とするのではなく、英数字でファイル名を設定していただくようにお願いいたします。

エクセルデータがそのまま印刷に反映される

気をつけていただきたいのが、いただいた「個人情報データ」がそのままカードの印刷に反映されるということです。名前や部署などの入力ミスは、社内でチェックをしたのち、ご提出いただくことをオススメしております。

また、注意が必要なのは「文字間のスペース」です。例えば、「大阪 太郎」という社員の身分証明証カードを作成する場合、「大阪太郎」と姓と名の間にスペースがないと、そのまま詰まった状態で印刷されます。無駄にスペースが空いていると、同じように反映されてしまいますので、注意しましょう。

役員用の身分証明証など可変データを含む場合

社員用と役員用を別々に作る必要がある場合もあるでしょう。可変情報がある場合は、提出いただくエクセルデータにも打ち込んでいただく必要があります。例えば、文言として「上記の者を当社の社員として証明します」を全社員に対してコピー&ペーストし、役員に対しては「上記の者を当社の役員として証明します」と入力します。可変ではなく、全社員に対して使える文言の場合は、カードのデザインに含めていただけると手間が省けます。

最近では、セキュリティを強化するために、氏名や部署などの情報に加え、会社の印鑑や社員の生年月日を記した身分証明証カードの作成も増えています。この場合、病院や銀行での身分証としても使用できる場合もあるため、より信頼度が増します。

社員証や身分証をお考えのお客様は、まずはお気軽にお問い合わせください。経験豊富なスタッフがお客様にピッタリの方法をアドバイスさせていただきます。