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身分証明証カードを作成する際に必要なデータについて

身分証明証カードを作成する際に必要なデータについて

公開日:2016/07/07
更新日:2020/05/01

身分証明証カードや学生証カード、社員証カードの作成をご希望のお客様には、カードのデザインをはじめ、事前にいくつかご用意いただくものがあります。今回はその中でも質問の多い「個人情報データ」について、詳しくご説明いたします。

身分証明証を作成するときにご用意いただくもの

身分証明証カードを作成する際、事前にご用意いただくものがございます。
それは、
・デザインデータ
・画像データ
・個人情報データ
の3つです。

まずは、「デザインデータ」です。カードをどのようにデザインするのか、どのようなレイアウト・配色で作成したいのかをイラストレーターで作成していただいたデータです。スクリーンショットとして、PDF・JPEGなどの画像データと一緒に入稿していただきます。

次に、「画像データ」です。お一人様1ファイル、RGB形式のJPEG画像にてご提供いただいています。各ファイル名は、以下で説明します「個人情報データ」(エクセルファイル)内の情報と同じにしていただき、英数字でファイル名をつけていただくようお願いいたします。

続いて、「個人情報データ」についてです。個人情報データは、身分証明証カードを作成するにあたり、非常に重要な情報となるため、詳しくご説明いたします。

個人情報データで必要なもの

身分証明証カードの作成に必要なのは、各従業員のパーソナルデータです。ID番号や氏名、ローマ字表記、部署、発行日、有効期限などの情報ですが、ここで確認していただきたいのが、顔写真画像データの指定についてです。氏名や部署などの情報は、すぐにご用意いただけることが多いのですが、「顔写真データ」の提出は、あまり経験のあることではないので、戸惑われるようです。

身分証明証カードでは、顔写真を画像データでいただくことが多いですが、誰がどの画像データと一致するのか、使用する画像ファイル名をご指定いただく必要があります。この際、カード発行ソフトが自動で画像ファイルを読みにいくため、印刷ミスなどを防ぐためにも、社員の氏名(漢字)とIDをそのまま顔写真画像ファイル名とするのではなく、英数字でファイル名を設定していただくようにお願いいたします。

エクセルデータがそのまま印刷に反映される

気をつけていただきたいのが、いただいた「個人情報データ」がそのままカードの印刷に反映されるということです。名前や部署などの入力ミスは、社内でチェックをしたのち、ご提出いただくことをオススメしております。

また、注意が必要なのは「文字間のスペース」です。例えば、「大阪 太郎」という社員の身分証明証カードを作成する場合、「大阪太郎」と姓と名の間にスペースがないと、そのまま詰まった状態で印刷されます。無駄にスペースが空いていると、同じように反映されてしまいますので、注意しましょう。

役員用の身分証明証など可変データを含む場合

社員用と役員用を別々に作る必要がある場合もあるでしょう。可変情報がある場合は、提出いただくエクセルデータにも打ち込んでいただく必要があります。例えば、文言として「上記の者を当社の社員として証明します」を全社員に対してコピー&ペーストし、役員に対しては「上記の者を当社の役員として証明します」と入力します。可変ではなく、全社員に対して使える文言の場合は、カードのデザインに含めていただけると手間が省けます。

最近では、セキュリティを強化するために、氏名や部署などの情報に加え、会社の印鑑や社員の生年月日を記した身分証明証カードの作成も増えています。この場合、病院や銀行での身分証としても使用できる場合もあるため、より信頼度が増します。

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